El contador entra en la declaración: la figura del «preparador» que Hacienda quiere capturar

Qué hay sobre la mesa, exactamente

El Ministerio de Hacienda publicó en consulta pública un proyecto titulado Modificación a los anexos de la resolución N.º MH-DGT-RES-0033-2025. La resolución base, del 22 de julio de 2025, regula los formularios y los medios de presentación de las declaraciones del impuesto al valor agregado. Lo que el proyecto modifica no es el articulado de esa resolución sino sus anexos: los formularios mismos y sus instructivos.

Hay un segundo proyecto en paralelo, con el mismo objeto, para el impuesto sobre las utilidades. Ambos estuvieron en consulta pública en agosto de 2026; el Colegio de Contadores Públicos pidió observaciones a sus agremiados a más tardar el 21 de agosto.

La sección nueva, formulario por formulario

La sección captura el tipo y número de identificación, los apellidos y el nombre, y el número de carné de agremiado del contador o economista que elaboró la autoliquidación. Se completa únicamente si se marca «sí» en la casilla correspondiente, y aplica tanto cuando la declaración la presenta un tercero autorizado como cuando la presenta el propio obligado tributario.

Dos disposiciones más del proyecto conviene tener presentes: no aplica a rectificativas de períodos anteriores, y rige a partir del primer día natural del tercer mes calendario posterior a su publicación en La Gaceta. Esa vigencia diferida de tres meses es razonable y da margen para ajustar sistemas, pero el reloj no corre hasta que se publique, y no se ha publicado.

Nadie ha definido qué es un «preparador»

El proyecto pide identificar a quien «elaboró la autoliquidación». Suena claro hasta que uno intenta aplicarlo a cómo se trabaja realmente en un despacho o en un departamento contable.

Considere los siguientes casos, todos frecuentes:

• Un asistente contable registra las facturas y genera el borrador; el contador del despacho lo revisa, corrige dos clasificaciones y lo aprueba. ¿Quién elaboró?
• El sistema del cliente genera la declaración automáticamente a partir de los comprobantes electrónicos; el contador externo solo valida el resultado antes de presentar. ¿Elaboró el contador, o validó?
• El contador interno de la empresa arma la declaración; el despacho externo la revisa como parte de un servicio de supervisión mensual. ¿Se identifica al interno, al externo, a los dos?
• El cliente decide no aplicar un criterio que el contador le recomendó y presenta con otro tratamiento. ¿El contador «elaboró» esa declaración?

Ninguna de esas preguntas tiene respuesta en el proyecto. Y no son casos de laboratorio: son el reparto normal del trabajo en cualquier estructura con más de una persona.

Identificar y responsabilizar son dos cosas distintas

Esta es la distinción que ordena toda la discusión, y vale la pena desarrollarla porque de ella depende si el proyecto es una medida administrativa menor o un cambio estructural en el ejercicio profesional.

En el régimen actual, la responsabilidad es del obligado tributario

La declaración es una autoliquidación. La determinación de la obligación la hace el contribuyente, y es el contribuyente quien responde por su contenido. Esto no es una formalidad: es el diseño del sistema. El contador que presta un servicio profesional responde frente a su cliente en los términos de su contrato y frente al Colegio en los términos del Código de Ética, pero no es el sujeto pasivo de la obligación tributaria.

Que el nombre del contador aparezca en el formulario no cambia por sí solo ese diseño. Una resolución que modifica anexos de formularios no puede crear un sujeto responsable que la ley no contempla. Hasta ahí, el proyecto es inofensivo.

El problema es lo que viene después

El riesgo no está en el texto del proyecto sino en el uso previsible del dato. Un campo que identifica al profesional que elaboró cada declaración permite construir, con muy poco esfuerzo, el perfil de riesgo de cada contador agremiado: cuántas declaraciones firma, de qué contribuyentes, con qué resultados en fiscalización, con qué tasa de rectificación. Es exactamente la clase de información que una administración tributaria moderna quiere tener, y es legítimo que la quiera.

Pero entre tener ese perfil y usarlo hay decisiones que no se toman en un anexo de formulario: si el contador con alto índice de ajustes recibe una actuación de fiscalización propia; si su cartera completa se selecciona por su causa; si el dato se comparte con el Colegio para efectos disciplinarios; si en algún momento se convierte en presupuesto de alguna de las infracciones del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Ninguna de esas decisiones está anunciada, y todas se vuelven técnicamente posibles el día que el campo existe.

Lo que pidió el gremio

El Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica planteó observaciones en la consulta pública, y sus puntos centrales coinciden con el análisis anterior:

• Definir la figura Precisar qué significa «preparador» y cuál es su alcance. Sin una definición, cada contribuyente y cada despacho llenará la casilla con un criterio distinto, y el dato resultante no será comparable ni útil.
• Separar identificación de responsabilidad Que la identificación no se convierta automáticamente en responsabilidad por el contenido de la declaración. Es la petición central y la que define el resultado.
• Clarificar el reparto Definir cómo se distribuyen las responsabilidades entre el obligado tributario y el profesional que elabora, considerando el régimen sancionatorio del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.
• Recordar quién responde La responsabilidad última de la declaración es del obligado tributario. El Colegio pide que eso quede explícito y no se diluya por la vía de un campo en el formulario.

Las observaciones del Colegio invocan los artículos 81 y 81 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios como el marco frente al cual debe analizarse la figura. No hemos verificado el texto vigente de esas disposiciones para este análisis, de modo que las citamos como referencia del planteamiento gremial y no como fundamento propio.

Qué cambia para un despacho, en concreto

Supongamos que los proyectos se publican tal como están. ¿Qué habría que hacer distinto?

Decidir quién va en la casilla, y aplicarlo igual siempre

Es la decisión más importante y hay que tomarla antes, no declaración por declaración. Nuestra posición, que ofrecemos como criterio y no como regla: debe identificarse al profesional que asume la revisión técnica y aprueba el resultado, no a quien ejecuta el registro. Es el que ejerce el juicio profesional y el que podría responder disciplinariamente por él. Identificar al asistente que digitó traslada el nombre sin trasladar la decisión, que es lo contrario de lo que el campo pretende capturar.

Ajustar el contrato de servicios

Si el nombre del contador va a figurar en la declaración, el contrato debería decir con precisión qué alcance tiene su trabajo. En particular:

• Si el servicio es de elaboración o de revisión, y qué comprende cada uno.
• Que la información de base la suministra el cliente y que el profesional no la audita, salvo que el contrato diga otra cosa.
• Qué ocurre cuando el cliente decide apartarse del criterio recomendado: dejar constancia escrita y, en su caso, el derecho del profesional a no figurar como preparador de esa declaración.
• Quién autoriza la presentación y en qué momento se entiende aprobada la declaración.

Esto conviene hacerlo con independencia de que los proyectos se publiquen. Un contrato que distingue elaboración de revisión y documenta los desacuerdos de criterio es mejor contrato hoy, sin ninguna resolución de por medio.

Documentar el desacuerdo cuando lo haya

Es la consecuencia práctica más importante. Hasta ahora, cuando un cliente decidía presentar con un criterio distinto al recomendado, el contador podía dejar la constancia en un correo y seguir. Con el nombre en el formulario, la constancia deja de ser una buena práctica y pasa a ser la única defensa disponible. Conviene estandarizarla: una nota técnica breve, fechada, que exponga el criterio recomendado, el criterio aplicado por el cliente y la decisión de este.

Ruta de trabajo

Una casilla que vale más de lo que parece

Es fácil mirar este proyecto y concluir que es un asunto menor: un campo adicional en cuatro formularios, llenado opcional, vigencia diferida. Y en términos de esfuerzo de cumplimiento, efectivamente lo es.

Pero lo que está en juego no es el esfuerzo de llenarlo. Es la relación entre el profesional y la Administración Tributaria. Hasta hoy, esa relación es indirecta: el contador trabaja para el contribuyente, y la Administración se entiende con el contribuyente. El día que el nombre del contador queda asociado a cada declaración, se abre un canal directo que antes no existía —y los canales, una vez abiertos, tienden a usarse—.

Eso no es necesariamente malo. Un sistema que identifica a los profesionales que elaboran declaraciones puede, bien diseñado, elevar el estándar del gremio y perjudicar sobre todo a quien hoy opera sin credencial ni responsabilidad alguna. Pero «bien diseñado» significa, como mínimo, que se defina a quién se identifica y para qué, y que la identificación no se convierta en responsabilidad por la vía de los hechos. Eso es exactamente lo que el Colegio pidió, y exactamente lo que el proyecto todavía no contiene.

Mientras tanto, lo que está en manos de cada despacho es lo de siempre: tener claro qué servicio presta, dejarlo por escrito y documentar cuándo el criterio aplicado no fue el suyo. Eso protege con o sin casilla.

Este documento tiene fines informativos y analiza un proyecto normativo que no ha sido publicado ni ha entrado en vigencia; su texto final puede diferir del comentado. El criterio sobre a quién corresponde identificar en la casilla, y las recomendaciones sobre contratos y documentación del desacuerdo de criterio, son posiciones técnicas de esta firma y no interpretaciones oficiales. Elaborado con información pública disponible al 14 de octubre de 2026.